Presentatie van het mobiliteitsbudget: stand van zaken

Voor welke werkgevers zal het mobiliteitsbudget verplicht zijn ?

De verplichting is van toepassing op werkgevers die :

• gemiddeld minstens 50 werknemers tewerkstellen ; en
• gedurende minstens 36 maanden één of meerdere bedrijfswagen(s) hebben ter beschikking gesteld.

De referentieperiode voor deze gemiddelde tewerkstelling loopt van het vierde kwartaal van jaar X-2 tot het derde kwartaal van jaar X-1. Voor 2027 komt dit bijvoorbeeld overeen met de periode van het vierde kwartaal van 2025 tot het derde kwartaal van 2026.

Zijn er uitzonderingen of uitstelmechanismen ?

Ja.

• Werkgevers die gemiddeld tussen 15 en 49 werknemers tewerkstellen, genieten een uitstel tot 1 januari 2028 ;
• Ondernemingen in moeilijkheden kunnen een uitstel krijgen totdat zij gedurende een periode van één jaar niet langer als zodanig worden beschouwd ;
• Ondernemingen met minder dan 15 werknemers zijn vrijgesteld van deze verplichting.

Wie kan als werknemer genieten van een mobiliteitsbudget ?

Dit is van toepassing op werknemers die, omwille van hun functie, een bedrijfswagen hebben of hiervoor in aanmerking komen overeenkomstig het wagenbeleid van de werkgever.

De FAQ Mobiliteitsbudget van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg verduidelijkt het onderscheid :

• Een bedrijfswagen hebben : de werknemer maakt effectief gebruik van een bedrijfswagen ;
• Recht hebben op een bedrijfswagen : de werknemer heeft recht op een bedrijfswagen, maar oefent dit recht niet uit. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de werknemer geen rijbewijs heeft of heeft gekozen voor een alternatief voordeel in plaats van een bedrijfswagen.

Met andere woorden: de werknemer moet door zijn functie recht hebben op een bedrijfswagen. Of de werknemer er effectief voor gekozen heeft, is niet relevant.

Belangrijke opmerking met betrekking tot de FAQ

Voorzichtigheid is geboden bij het gebruik van deze FAQ : de meest recente daadwerkelijke wijzigingen dateren van 1 maart 2023. Er wordt echter verwezen naar latere wijzigingen in :

• Circulaire 2024/C/19 (wijzigingen met betrekking tot het mobiliteitsbudget) ;
• Circulaire 2024/C/16 (mobiliteitsbudget : berekeningsformules voor het bedrag van de uitgaven onder de eerste pijler en voor het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf).

Wachttijden en objectieve criteria (situatie sinds 1 januari 2022)

De wachttijden voor werknemers zijn afgeschaft sinds 1 januari 2022. Werkgevers mogen echter nog steeds objectieve criteria hanteren (zoals functiecategorie, vestigingsplaats van de onderneming of gerechtvaardigde bedrijfsbelangen) om werknemers de toegang tot het mobiliteitsbudget te weigeren indien de werkgever geen milieuvriendelijke bedrijfswagen onder de eerste pijler aanbiedt.

• Indien de werkgever een voertuig van de eerste pijler aanbiedt, mag de toegang tot het mobiliteitsbudget niet worden geweigerd.
• In dat geval mag de werkgever op basis van dezelfde objectieve criteria van bepaalde werknemers verlangen dat zij kiezen voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen onder de eerste pijler.

Werkgevers zijn niet verplicht om een eerste pijler aan te bieden. De vraag of uitsluiting van deelname op basis van objectieve criteria (wanneer geen eerste pijler wordt aangeboden) ook wettelijk zal worden voorzien, blijft open. Indien een eerste pijler wordt aangeboden, zou de wet expliciet voorzien in de verplichting om objectieve criteria toe te passen wanneer van werknemers wordt verlangd dat zij kiezen voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen onder de eerste pijler.

Concreet betekent dit dat de werkgever het mobiliteitsbudget niet vrij kan toekennen of weigeren, noch werknemers zomaar kan verplichten om te kiezen voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen onder de eerste pijler. Dit moet gekoppeld zijn aan vooraf vastgelegde, neutrale en inhoudelijk verdedigbare regels.

Wat zijn de “objectieve criteria” in de praktijk ?

Objectieve criteria zijn criteria die :

• afgestemd zijn op de aard van de functie (bijvoorbeeld een commerciële functie met frequente klantenbezoeken tegenover een administratieve functie die voornamelijk telewerk inhoudt) ;
• verband houden met de locatie (bijvoorbeeld vestigingen die slecht bediend zijn door het openbaar vervoer tegenover stedelijke locaties met tal van alternatieven) ;
• gebaseerd zijn op legitieme bedrijfsbelangen (bijvoorbeeld de noodzaak dat een voertuig permanent beschikbaar is, veiligheidsvereisten, imagoverplichtingen).

Belangrijk : deze criteria moeten vooraf duidelijk en consequent worden vastgelegd (bijvoorbeeld in een wagenbeleid of een mobiliteitsbudgetbeleid), op dezelfde manier worden toegepast binnen eenzelfde categorie en mogen niet op een verkapte wijze discriminerend zijn (d.w.z. ze mogen geen onderscheid maken op basis van verboden gronden zoals leeftijd, geslacht, deeltijdse arbeid, vakbondslidmaatschap, enz.).

Praktisch voorbeeld

Stel dat een onderneming drie categorieën heeft, die allen recht hebben op een bedrijfswagen :

• Categorie A : directie – internationale verplaatsingen, frequente klantenbezoeken ;
• Categorie B : sales – frequente regionale verplaatsingen ;
• Categorie C : backoffice – voornamelijk kantoorwerk of telewerk, gelegen nabij een openbaarvervoersknooppunt.

Een mogelijke toepassing :

• A en B zijn verplicht om bij toetreding tot het mobiliteitsbudget te kiezen voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen onder pijler 1 (aangezien zij dit voertuig onder meer nodig hebben voor klantenbezoeken) ;
• C is niet verplicht om een milieuvriendelijke bedrijfswagen onder pijler 1 te kiezen. Zij kunnen dus uitsluitend gebruikmaken van pijler 2 en 3, zonder verplicht te zijn om een voertuig onder de eerste pijler te kiezen (openbaar vervoer en de fiets volstaan voor het woon-werkverkeer en er zijn weinig externe verplaatsingen).

In principe is dit toegestaan zolang het beleid transparant is, gelijk wordt toegepast binnen elke categorie en de categorieën op een niet-discriminerende manier zijn gedefinieerd.

Het gaat dus niet om een vrijgeleide om “ ongewenste ” werknemers om arbitraire of persoonlijke redenen uit te sluiten. Het mobiliteitsbudget kan niet uitsluitend worden toegekend aan “ favorieten ” of aan bepaalde personen zonder rekening te houden met neutrale factoren die verband houden met de functie of de locatie.

Heeft de werkgever enige speelruimte om de algemene voorwaarden te bepalen ?

Ja. De werkgever kan bijvoorbeeld bepalen dat een wagen enkel kan worden ingeruild op het einde van het leasingcontract. De werkgever kan werknemers ook verplichten om te kiezen voor een milieuvriendelijke wagen onder de eerste pijler, of de toegang weigeren op basis van objectieve criteria.

Dit vereist een coherent wagenbeleid en een duidelijk mobiliteitsbudgetbeleid.

Hoe wordt de waarde van het mobiliteitsbudget bepaald ?

Het vertrekpunt is de totale eigendomskost (Total Cost of Ownership – TCO) : de totale jaarlijkse kost voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen, inclusief financiering, brandstof of elektriciteit, verzekering, onderhoud, belastingen en aanverwante kosten.

Sinds 1 januari 2022 kunnen werkgevers ervoor kiezen om de kosten voor professioneel gebruik niet in het budget op te nemen, op voorwaarde dat zij voortaan de kosten voor professionele verplaatsingen afzonderlijk vergoeden.

Zijn er minimum- en maximumbedragen ?

Ja. Het mobiliteitsbudget bedraagt :

• minstens €3 000 per jaar ;
• maximaal één vijfde van het brutojaarloon ;
• met een absoluut plafond van €16 000 (onder voorbehoud van indexering).

Daarnaast is er een antimisbruikbepaling van toepassing :

• slechts één bedrijfswagen kan worden ingeruild ;
• het budget mag niet worden gebruikt ter vervanging van loon of andere voordelen (met uitzondering van de wagen zelf of voordelen die worden toegekend in ruil voor het afstand doen van het recht op een wagen).

Het mag dus geen verkapte vorm van loonoptimalisatie zijn waarbij loon of vergoedingen worden omgezet in (een recht op) een bedrijfswagen om toegang te krijgen tot het mobiliteitsbudget.

Bestaan er verschillende berekeningsmethoden ?

Er zijn twee methoden :

1. Werkelijke basis : een exhaustieve lijst van kosten wordt in aanmerking genomen (afschrijving, leasing- of huurlasten, elektriciteit, laadpaal, verzekering, onderhoud, CO₂-bijdrage, niet-aftrekbare btw, enz.) ;
2. Forfaitaire methode : maakt gebruik van standaardpercentages van de cataloguswaarde of de leasingkost, aangevuld met een forfaitaire brandstofvergoeding op basis van de afstand tussen woonplaats en werkplaats en een referentiekilometerkost.

De gekozen methode is van toepassing op alle werknemers en voor een vastgelegde periode.

Hoe kan het mobiliteitsbudget worden besteed ? De drie pijlers

Pijler 1 : milieuvriendelijke bedrijfswagen

Vanaf 1 januari 2026 zal dit in principe van toepassing zijn op elektrische wagens, met een overgangsregeling voor bestaande milieuvriendelijke voertuigen. De datum vermeld op de bestelbon wordt in aanmerking genomen.

Pijler 2 : duurzame mobiliteit en bepaalde huisvestingskosten

Deze pijler omvat :

• zachte mobiliteit (fiets, elektrische fiets, andere lichte elektrische voertuigen) ;
• openbaar vervoer voor de werknemer en de gezinsleden die onder hetzelfde dak wonen ;
• parkeerabonnementen gekoppeld aan het openbaar vervoer ;
• deelsystemen ;
• bepaalde huurwagens ;
• huisvestingskosten binnen een straal van 10 km rond de gebruikelijke werkplaats ;
• de bedrijfsfiets en de fietsvergoeding ; en
• een vergoeding voor verplaatsingen te voet.

Pijler 3 : uitbetaling van het saldo in geld

Het saldo dat niet wordt besteed binnen pijler 1 of 2 wordt jaarlijks uitbetaald. Dit bedrag wordt uiterlijk samen met het loon van januari van het daaropvolgende jaar uitbetaald en geniet een gunstige fiscale behandeling :

• vrijstelling van personenbelasting ;
• maar onderworpen aan een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07 % ;
• volledig aftrekbaar voor de werkgever in het kader van de vennootschapsbelasting.

Welke stappen moeten ondernemingen ondernemen om het mobiliteitsbudget wettelijk te implementeren ?

In de praktijk begint alles met het finaliseren van het wagenbeleid :

• in welke gevallen moet de bedrijfswagen worden ingeleverd ?
• wanneer is een persoonlijke bijdrage verschuldigd ?
• hoe wordt omgegaan met langdurige afwezigheden ?

Dit is cruciaal, aangezien het wagenbeleid op tal van vlakken een impact heeft op het mobiliteitsbudget.

Vervolgens wordt een duidelijk mobiliteitsbudgetbeleid uitgewerkt, dat onder meer het volgende omvat :

• de regels voor de berekening van het budget ;
• een eventuele indexeringsmechanisme ;
• interne contactpunten ;
• de concrete voordelen die binnen elke pijler worden aangeboden ;
• interne regels en procedures.

Daarna volgen de formele stappen :

• een schriftelijke aanvraag van de werknemer ;
• een schriftelijk antwoord van de werkgever ; en
• een bijlage (addendum) bij de arbeidsovereenkomst om ervoor te zorgen dat alles juridisch bindend is volgens het arbeidsrecht.

In de praktijk verloopt dit vaak minder formeel : een addendum bij de arbeidsovereenkomst volstaat, en een schriftelijk antwoord is enkel vereist wanneer de aanvraag van de werknemer wordt geweigerd.

Het addendum bij de arbeidsovereenkomst moet worden ondertekend vóór de eerste toekenning van het mobiliteitsbudget. Het moet het initiële bedrag van het mobiliteitsbudget vermelden en de werknemer informeren dat hij in principe niet langer kan genieten van de gebruikelijke specifieke sociale en fiscale behandeling van de werkgeversbijdragen in de pendelkosten.

De sancties bij schending van de toepasselijke wetgeving kunnen aanzienlijk zijn, variërend van strafrechtelijke sancties tot de toepassing van een (para)fiscale behandeling alsof de voordelen buiten het mobiliteitsbudget werden toegekend.

What should lawyers pay particular attention to ? Key pitfalls

1) Inconsistent or outdated administrative sources

There are sometimes contradictory administrative circulars and FAQs. As mentioned, the most recent actual changes to the Mobility Budget FAQ of the Federal Public Service Employment, Labour and Social Dialogue date from 1 March 2023.

This is problematic, as many questions remain unanswered, in particular with regard to certain aspects of the calculation methods. Internally, instructions have already been given to update the FAQ as soon as possible once the new legislation enters into force.

2) Changes : job changes, promotions and transfer of undertaking

The mobility budget is treated in the same way as the private use of a company car (cf. provisions of the car policy relating to various scenarios such as suspension of the employment contract, etc.).

This means that :

• entitlement to the mobility budget ends as soon as the employee holds a position for which no company car (or entitlement to a company car) is provided ;
• from that moment on, the employer must once again contribute to commuting costs, in accordance with the applicable legal, sectoral and, where relevant, company-specific rules (depending on the means of transport used).

In the event of a change of position or a promotion, the amount of the mobility budget may be adjusted upwards or downwards if the employee thereby moves into a different job category for which the remuneration system provides for a different (budget) company car category.

In the event of a transfer of undertaking, the mobility budget is transferred from one employer to the other.

3) Termination of employment and impact on severance pay

In the event of termination of employment, the federal mobility budget meets the same fate as the company car.

According to the FAQ, in the event of dismissal with payment of a severance indemnity, the fair value of the mobility budget (the initial amount of which is stated in the annex to the employment contract) must be used to calculate the severance pay.

As a result, the value of the specific benefits chosen within the mobility budget is not taken into account. This approach is disputed by many practitioners. Although the legislation is not particularly clear, it is generally accepted that the value of the company car to which the employee was entitled or which they effectively returned should be taken into account in the calculation of the severance pay.

This value is often between 450 and 600 euros. Taking into account only the amount of the mobility budget would amount to considering the cost for the employer, whereas the calculation of severance pay is based on the value of the benefits for the employee.