Verplichte elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 voor elke zelfstandige en elk bedrijf

In dit Tips & Advies-boek leest u...

1. Gestructureerde elektronische facturatie: de basis

1.1. Wat is een elektronische factuur?

1.2. Wat is het verschil tussen een ‘gewone’ elektronische factuur (bv. in pdf-formaat) en een ‘gestructureerde’ elektronische factuur?

1.3. Hoe is een gestructureerde elektronische factuur opgebouwd?

1.4. Hoe worden gestructureerde elektronische facturen verstuurd?

1.5. Waarom wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht in België?

1.6. Wat zijn de voordelen voor een bedrijf om over te stappen op gestructureerde elektronische facturatie?

1.7. Voor wie geldt de verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te geven vanaf 1 januari 2026?

1.8. Vanaf wanneer moeten gestructureerde elektronische facturen uitgegeven worden?

1.9. Wat heeft men nodig om gestructureerde elektronische facturen uit te geven?

1.10. Is gestructureerde elektronische facturatie veilig?

1.11. Wat kost gestructureerde elektronische facturatie?

1.12. Zijn de kosten voor het opzetten van gestructureerde elektronische facturatie aftrekbaar?

2. Gestructureerde elektronische facturatie en b2b-handelingen (= tussen btw-plichtigen)

2.1. Wanneer moet een gestructureerde elektronische factuur uitgereikt worden?

2.2. Hoe bepalen of een gestructureerde elektronische factuur uitgereikt moet worden, wat is de logica?

2.3. Mijn bedrijf, geïdentificeerd voor de btw in België, verricht een handeling die lokaal in België plaatsvindt ten gunste van een klant met een Belgisch btw-nummer: moet het een gestructureerde elektronische factuur uitgeven voor deze operatie?

2.4. Mijn bedrijf, geïdentificeerd voor de btw in België, verricht zowel btw-plichtige hande­lingen, als door artikel 44 vrijgestelde handelingen die lokaal in België plaatsvinden (= gemengde belasting­plichtige): moet het gestructureerde elektronische facturen uitgeven?

2.5. Mijn bedrijf, geïdentificeerd voor de btw in België, verricht ten gunste van een klant met een Duits btw-nummer een intra­communautaire levering van goederen vanuit België die vrijgesteld is op basis van artikel 39bis W.Btw: moet het een gestructureerde elektronische factuur uitgeven?

2.6. Mijn bedrijf, geïdentificeerd voor de btw in België, verricht ten gunste van een klant met een Belgisch btw-nummer een op basis van artikel 39 W.Btw vrijgestelde export: moet het een gestructureerde elektronische factuur uitgeven?

2.7. Mijn bedrijf, geïdentificeerd voor de btw in België, verricht ten gunste van een klant met een Belgisch btw-nummer werkzaam­heden aan een onroerend goed die in Duitsland plaatsvinden: moet het een gestructureerde elektronische factuur uitgeven?

2.8. Mijn bedrijf werkt alleen met particulieren: is gestructureerde elektronische facturatie ook verplicht?

2.9. Hoe weet ik of mijn klant aan de btw onderworpen is?

2.10. Mijn bedrijf heeft een overheidsopdracht: is gestructureerde elektronische facturatie verplicht?

2.11. Mijn bedrijf heeft klanten die btw-plichtig zijn (met een geldig btw-nummer) gevestigd in andere EU-lidstaten: mag het een gestructureerde elektronische factuur uitreiken?

2.12. Kan mijn bedrijf gestructureerde elektronische facturen versturen als ze niet verplicht zijn?

2.13. Wat moet ik doen als mijn leverancier niet klaar is op 1 januari 2026?

2.14. Is er een risico dat de Administratie, bij een btw-controle, de aftrek in mijn btw-aangifte weigert als mijn leverancier een niet-conforme factuur uitgegeven heeft (geen gestructureerde elektronische factuur)

2.15. Wat moet ik doen als mijn klant nog niet klaar is om facturen via Peppol te ontvangen op 1 januari 2026?

3. Gestructureerde elektronische facturatie: verplicht voor diensten aan openbare overheden (b2g)

3.1. Wanneer moet een gestructureerde elektronische factuur aan de openbare overheden uitgereikt worden?

3.2. Hoe worden gestructureerde elektronische facturen aan de openbare overheden verstuurd?

3.3. Zijn er specifieke technische vereisten van openbare overheden, zoals bij het derdebetalerssysteem?

3.4. Mijn bedrijf heeft nog geen software die verbonden is met het Peppol-netwerk: hoe kan ik mijn factuur aan de openbare overheden versturen?

3.5. Wat is het Mercurius-portaal?

3.6. Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius-portaal?

3.7. Wat zijn de belangrijkste onderdelen van het Mercurius-portaal?

3.8. Mercurius Productie, Mercurius Test: waar gaat het over?

3.9. Moeten schuldvorderingen voor een subsidie ook via Peppol verstuurd worden?

3.10. Waar vind ik nuttige informatie over Mercurius?

4. Het Peppol-netwerk

4.1. Wat is Peppol?

4.2. Wie gebruikt Peppol?

4.3. Hoe werkt het Peppol-netwerk?

4.4. Waarom Peppol?

4.5. Hoe sluit u zich aan op Peppol?

4.6. Wat is een ‘access point’ of ‘toegangspunt’?

4.7. Kunt u meerdere ‘access points’ hebben voor het versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk?

4.8. Wat is de prijs van Peppol?

4.9. Wat is de kostprijs van facturatiesoftware?

4.10. Wat is een Peppol-ID?

4.11. Mijn bedrijf heeft software met een ‘access point’: wat moet ik doen om toegang tot Peppol te krijgen?

4.12. Hoe weet ik of mijn leverancier en/of klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk?

4.13. Wat is de Peppol-direc­tory?

4.14. Kan mijn bedrijf een buitenlandse onderneming factureren via Peppol?

4.15. Hoe weet mijn klant dat hij een nieuwe gestructureerde elektronische factuur ontvangen heeft?

4.16. Zijn er andere netwerken dan Peppol?

5. Het formaat van gestructureerde elektronische facturen en de software

5.1. Welke software heeft mijn bedrijf minstens nodig om aan de nieuwe wettelijke verplichtingen inzake gestructureerde elektronische facturatie te voldoen?

5.2. Wat betekent een elektronische factuur ‘volgens een formaat dat aan de Europese norm voldoet’?

5.3. In welk formaat moeten gestructureerde elektronische facturen opgesteld worden?

5.4. Kan mijn bedrijf een alternatief formaat gebruiken ondanks de aanbeveling voor Peppol BIS?

5.5. Hoe ziet een factuur in Peppol BIS er precies uit?

5.6. Kan mijn bedrijf na 1 januari 2026 nog altijd facturen in pdf-formaat versturen?

5.7. Factuurformaten: wat is toegestaan en wat niet?

5.8. Gezien de geautomatiseerde en onpersoonlijke aard van gestructureerde elektronische facturen, zal mijn bedrijf na 1 januari 2026 in parallel nog altijd pdf- of papieren facturen kunnen versturen?

5.9. Als mijn bedrijf gestructureerde elektronische facturen via Peppol verstuurt, kunnen mijn klanten nog altijd vragen om een pdf- of papieren versie?

5.10. Tot nu toe verstuurt mijn bedrijf papieren, pdf- of Word-facturen: welke software heb ik nodig?

5.11. Tot nu toe verstuurt mijn bedrijf papieren, pdf- of Word-facturen: welke facturatiesoftware moet ik kiezen?

5.12. Mijn bedrijf heeft al specifieke software (bv. facturatie, boekhouding, ERP, ...): wat moet ik doen?

5.13. Mijn bedrijf besteedt het opstellen van zijn facturen uit bij een externe partij (outsourcing): wat moet ik doen?

5.14. Mijn facturen worden op mijn naam en voor mijn rekening opgesteld door mijn cocontractant (zelffacturatie of ‘selfbilling’): wat is de impact van de nieuwe regels?

5.15. Kan mijn bedrijf een gestructureerde elektronische factuur weigeren?

5.16. Op 1 januari 2026 heeft mijn bedrijf geen software die gestructureerde elektronische facturen kan opstellen en ontvangen: wat is het risico bij een controle van de Administratie?

6. Archivering van gestructureerde elektronische facturen

6.1. Hoelang moet mijn bedrijf gestructureerde elektronische facturen bewaren?

6.2. Kan een elektronische factuur op papier gearchiveerd worden?

6.3. Hoe moeten gestructureerde elektronische facturen bewaard worden?

6.4. Wat betekent ‘de authenticiteit van de oorsprong van de factuur’ garanderen?

6.5. Wat betekent ‘de integriteit van de inhoud van de factuur’ garanderen?

6.6. Wat betekent ‘de leesbaarheid van de factuur’?

6.7. Concreet: hoe garandeert mijn bedrijf de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid?

6.8. Waar moeten gestructureerde elektronische facturen bewaard worden?

6.9. Kan mijn bedrijf een derde partij (serviceprovider) inschakelen voor archivering?

6.10. Wat zijn de gevolgen bij een technisch probleem?

6.11. Welke verplichtingen heeft een bedrijf bij een fiscale controle?

7. Gestructureerde elektronische facturatie en de ontwikkeling van uw bedrijf

7.1. Is het zinvol dat mijn medewerkers een opleiding volgen over gestructureerde elektronische facturatie?

7.2. Hoe kan gestructureerde elektronische facturatie een positieve impact hebben op de ontwikkeling van mijn bedrijf?

7.3. Hoe help ik de leveranciers van mijn bedrijf bij het implementeren van gestructureerde elektronische facturatie?

7.4. Hoe help ik de klanten van mijn bedrijf bij het implementeren van gestructureerde elektronische facturatie?

7.5. Wat zijn de mogelijke hindernissen bij het implementeren van gestructureerde elektronische facturatie in mijn bedrijf?

7.6. Kan de ervaring van mijn klanten nuttig zijn voor de implementatie van gestructureerde elektronische facturatie in mijn bedrijf?

8. Allerhande vragen

8.1. Is mijn bedrijf, dat btw-plichtige is maar alleen met particuliere klanten werkt voor wie geen factuur uitgereikt moet worden, verplicht om software te hebben die toegang heeft tot het Peppol-netwerk?

8.2. Heeft mijn bedrijf, dat alleen vrijgestelde handelingen verricht op basis van artikel 44 W.Btw, waarvoor geen recht op aftrek bestaat, ook software nodig met toegang tot het Peppol-netwerk?

8.3. Wat is Hermes?

8.4. Hoe zit het met interne handelingen tussen de leden van dezelfde btw-eenheid?

8.5. Is mijn bedrijf als belastingplichtige onder de btw-vrijstellingsregeling of als landbouw­ondernemer verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken?

8.6. Binnen welke termijn moet een gestructureerde elektronische factuur uitgegeven worden?

8.7. Moet een gestructureerde elektronische factuur uitgegeven worden voor voorschotten?

8.8. Gaat de verplichting om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken ook over pro-formafacturen?

8.9. Gaat de verplichting om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken ook over creditnota’s?

8.10. Is het mogelijk om een bijlage in xml-formaat toe te voegen aan een gestructureerde elektronische factuur?

8.11. Welke bronnen kunnen geraadpleegd worden over gestructureerde elektronische facturatie?

8.12. Waar gaat het VIDA-pakket precies over?

8.13. Wat zijn de gevolgen van het VIDA-pakket voor gestructureerde elektronische facturatie?

8.14. Wat is ‘e-reporting’ of elektronische rapportage?