Peppol in België: wat accountants van kmo's moeten weten vóór 2026

Peppol in België: waar hebben we het precies over?

Voordat u uw klanten geruststelt, moet u Peppol in een paar duidelijke zinnen kunnen uitleggen. Het belangrijkste is om onderscheid te maken tussen een eenvoudige "factuur per e-mail" en een gestructureerde elektronische factuur in een formaat dat automatisch door software kan worden gelezen.

Peppol is zowel een gegevensstandaard als een beveiligd netwerk waarmee twee compatibele softwareprogramma's gecodeerde facturen kunnen uitwisselen zonder dat deze opnieuw moeten worden getypt of door mensen moeten worden geïnterpreteerd. Een pdf- of Word-factuur die per e-mail wordt verzonden, is nog steeds een elektronisch document, maar het is geen e-factuur in juridische zin.

Gestructureerde e-factuur versus pdf: het verschil dat alles verandert

Voor een kmo is het verschil niet alleen een technisch detail:

• PDF / Word / Excel
  U genereert een visueel document dat de boekhoudsoftware niet "zelfstandig" kan begrijpen. Iemand moet de bedragen, datums, btw, enz. invoeren of een OCR-tool gebruiken met een bepaald foutenpercentage.
• Gestructureerde elektronische factuur (UBL, Peppol BIS, enz.)
  U verstuurt een gecodeerd bestand: het bedrag, de btw, de datum, het btw-nummer, het IBAN, enz. zijn gestructureerde velden. De boekhoudsoftware kan de factuur integreren en grotendeels automatisch boeken.

In België is de aanbevolen standaard Peppol BIS 3.0, een Europese versie gebaseerd op de EN 16931-norm.

Hoe werkt het Peppol-netwerk in de praktijk?

Peppol werkt een beetje zoals een telefoonnetwerk:

• Elk bedrijf heeft een Peppol-ID, die wordt beheerd via een toegangspunt (vaak geïntegreerd in facturatie- of boekhoudsoftware).
• De verzender stuurt zijn gestructureerde factuur naar zijn toegangspunt.
• Het Peppol-netwerk stuurt de factuur naar het toegangspunt van de ontvanger, aan de hand van de ID.

In de praktijk gaat u niet via een website "op Peppol": het is de software (ERP, factureringstools, boekhoudoplossingen) die verbinding maakt met het netwerk. Uw rol als boekhouder bestaat er dus vooral in om te controleren of:

• uw eigen software compatibel is met Peppol;
• de tools van uw klanten Peppol-facturen kunnen verzenden en/of ontvangen.

Wie moet in 2026 overschakelen op Peppol? (en wie is vrijgesteld)

Hier ontstaat vaak verwarring: B2B, B2G, B2C, vrijstellingen, artikel 44, enz. Het is uw taak om elke klant te helpen snel zijn situatie te bepalen: "Ben ik betrokken, voor welke stromen en vanaf wanneer?"

B2B, B2G, B2C: hoe u de drie contexten in eenvoudige bewoordingen aan uw klanten kunt uitleggen

U kunt de hervorming als volgt samenvatten:

• Binnenlandse B2B (bedrijven die onderworpen zijn aan btw in België)
• Vanaf¹ januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturering verplicht voor (bijna) alle lokale B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen.
• B2G (aan overheidsinstanties)
• Reeds op grote schaal verplicht via Peppol voor overheidsopdrachten; drempels en procedures zijn al enkele jaren van kracht.
• B2C (aan particulieren)
• De Peppol-vereiste is niet van toepassing op B2C-stromen. Facturen aan consumenten mogen in pdf- of papieren formaat blijven, tenzij er een specifieke sectorale vereiste is.

Wat de vereiste bepaalt, is niet de omvang van het bedrijf of de sector zelf, maar de combinatie van btw-registratie en lokale B2B-transacties.

"Ik heb alleen particulieren als klanten": wat verandert er toch

Dit is een vraag die u vaak zult horen. Het antwoord is tweeledig:

• Voor uitgaande facturen aan particulieren (B2C) geldt geen Peppol-verplichting.
• Voor inkomende facturen van leveranciers (telecommunicatie, energie, leasing, enz.) zullen uw btw-geregistreerde klanten echter Peppol-e-facturen ontvangen. Zij moeten deze dus kunnen ontvangen, verwerken en opslaan, zelfs als zij alleen aan particulieren factureren.

In de praktijk betekent dit dat ze zich moeten registreren bij Peppol en over ten minste één softwareprogramma of platform moeten beschikken dat deze facturen kan ontvangen.

Artsen, tandartsen en andere beroepen die onder artikel 44 vallen: grensgevallen om rekening mee te houden

Een ander klassiek geval voor praktijken: de medische beroepen.

• Vrijgestelde therapeutische diensten (art. 44 btw)
• In wezen B2C-activiteiten, vrijgesteld van btw: voor deze honoraria hoeft een arts of tandarts in de praktijk geen Peppol-facturen uit te reiken.
• Niet-therapeutische diensten die onderworpen zijn aan btw
• Sinds 2022 zijn bepaalde diensten (onderzoeken voor verzekeraars, deskundige beoordelingen, puur cosmetische ingrepen, enz.) onderworpen aan btw.
• Als ze worden betaald door een belastbare derde partij of een verzekeringsmaatschappij, wordt dit beschouwd als B2B: gestructureerde e-facturering wordt dan de regel.
• Ontvangst van facturen
• Zodra een arts of tandarts een btw-nummer heeft, ontvangt hij Peppol-facturen van zijn B2B-leveranciers. Zelfs als zijn activiteit bijna volledig is vrijgesteld, moet hij dus facturen via Peppol kunnen ontvangen.

Dezelfde logica geldt voor andere profielen van artikel 44: niet het beroep bepaalt wie vrijgesteld is of niet, maar wel de aard van de transacties en het gebruik van het btw-nummer.

Wat betekent dit in de praktijk voor u?

Voor uw klanten lijkt Peppol een externe verplichting. Voor u is het een interne reorganisatie: wie doet wat, met welke tools, en hoe voorkomt u dat iedereen u eind 2025 tegelijkertijd belt?

In de praktijk komen de Peppol-verplichtingen neer op drie aspecten: verzenden, ontvangen/verwerken en "controleerbaar" blijven in geval van een btw-controle. Als accountant staat u centraal in deze drie aspecten.

Uitgaande facturen: in staat zijn om conforme Peppol-e-facturen uit te geven

Voor uw belastingplichtige klanten die facturen versturen naar andere bedrijven:

• Alle B2B-facturen moeten worden uitgegeven in de vorm van gestructureerde elektronische facturen (in een formaat dat voldoet aan de Europese normen), doorgaans via Peppol.
• U moet bij elke klant navragen:
• Of zij al facturatiesoftware of een ERP gebruiken
• Of deze software compatibel is met Peppol of dat dit vóór 2026 het geval zal zijn
• Zo niet, of het bedrijf kan fungeren als een "hub" voor het uitreiken van facturen

Een klant die weinig facturen genereert, kan soms genoegen nemen met een eenvoudig facturatieplatform in plaats van een compleet ERP-systeem.

Inkomende facturen: ontvangst, verwerking en opslag van e-facturen van leveranciers

Zelfs een zelfstandige die alleen aan particulieren factureert, zal vanaf 2026 Peppol-facturen ontvangen van zijn B2B-leveranciers: telecom, energie, leasing, enz.

U moet daarom bij uw klanten navragen:

• Hoe zij e-facturen zullen ontvangen (via hun software, via een portaal, via uw bedrijf)
• Hoe deze facturen worden gearchiveerd en toegankelijk zijn in geval van een audit
• Hoe ze in uw eigen boekhoudkundige workflow worden geïntegreerd (automatische import, voorlopige boekhouding, validatie)

Compliance kwesties: btw-controle, controleerbaarheid en risico's in geval van vertragingen

Zodra pdf's niet langer worden geaccepteerd als B2B-facturen, stelt het blijven factureren "zoals voorheen" uw klanten bloot aan:

• De geldigheid van de factuur in twijfel wordt getrokken
• Moeilijkheden bij het claimen van btw-aftrek
• Boetes voor herhaaldelijke niet-naleving van de vereisten voor elektronische facturering

Als uw bedrijf niet op deze verandering anticipeert, loopt u het risico dat u begin 2026 te maken krijgt met klanten die niet in staat zijn om "correct" te factureren en een dringende werklast die niemand in januari wil aanpakken.

Hoe kunt u uw kmo-klanten voorbereiden op Peppol in 2026?

Het goede nieuws is dat u niet alles in één keer hoeft te doen. Een stapsgewijze aanpak, begeleid door het kantoor, volstaat om de essentie veilig te stellen.

Stap 1: breng de huidige factureringsstromen in kaart

Begin met een mini-analyse bij elke klant:

• Wie factureert aan wie? (B2B, B2C, B2G?)
• Wat zijn de volumes? (een paar facturen per maand, of honderden?)
• Met welke tools? (Word/Excel, kleine facturatiesoftware, ERP, facturering via het kantoor, enz.)

Deze inventarisatie neemt één pagina in beslag, maar stelt u in staat om het volgende te identificeren:

• Klanten met een hoge B2B-blootstelling (prioriteit voor 2025)
• Klanten die voornamelijk B2C zijn en die klaar moeten zijn om e-facturen te ontvangen

Stap 2: controleer de compatibiliteit van de software

Maak vervolgens een inventarisatie van de tools:

• Software voor klantfacturering
• Boekhoud-/ERP-software die door het bedrijf wordt gebruikt
• Eventuele sectorspecifieke tools

Vragen voor de softwareleverancier:

• Is de software al gekoppeld aan Peppol of wordt deze vóór 2026 gekoppeld?
• Zo niet, is er dan een connector of aanvullende module beschikbaar?
• Staat de software op een lijst van compatibele software of erkende Peppol-dienstverleners?

Stap 3: Registratie bij Peppol en eerste tests organiseren

Zodra de software is geïdentificeerd:

• Registreer de klant op het Peppol-netwerk (vaak automatisch via de software)
• Definieer het te gebruiken Peppol-adres (en communiceer dit aan de belangrijkste partners)
• Voer een aantal tests uit:
• Stuur een testfactuur naar een partner of naar het bedrijf
• Ontvang een testfactuur in de boekhoudsoftware

Voor veel klanten kunt u een "Peppol-pakket" aanbieden: initiële installatie + 2-3 tests + toelichting voor hun teams.

Stap 4: Definieer nieuwe werkwijzen met klanten en het interne team

Peppol is niet alleen een technische kwestie, het is ook een manier om het werk te organiseren:

• Aan de kant van de klant: wie voert de facturen in, wie valideert ze, wie volgt de betalingen op?
• Aan de kant van het bedrijf: hoe worden e-facturen geïntegreerd, gecontroleerd en gearchiveerd?
• Voor beide: wat zijn de deadlines en procedures in geval van een fout of afwijzing van een factuur?

Een korte informatiesessie (persoonlijk of via videoconferentie) voor elke groep klanten kan al veel obstakels wegnemen en paniekerige telefoontjes in januari 2026 voorkomen.

Software, platforms en connectoren: hoe maak je verbinding met Peppol?

In de meeste gevallen hoeven noch u, noch uw klanten iets te ontwikkelen: het is gewoon een kwestie van de juiste tools kiezen uit de tools die Peppol al ondersteunen.

Uw boekhoud- of ERP-software: is deze al klaar voor Peppol of niet?

Veel boekhoud- en ERP-softwareprogramma's die in België worden gebruikt (WinBooks, Exact, Octopus, Odoo, Banqup, enz.) worden momenteel geïntegreerd of zijn al aangesloten op het Peppol-netwerk. Handige tip:

• Neem contact op met de uitgever of wederverkoper:
• Of de Peppol-verbinding operationeel is
• Hoe u deze kunt activeren
• Of er een aparte module of een specifiek abonnement nodig is
• Test de automatische import van Peppol-facturen in uw bestanden.

Facturatieplatforms voor kleine volumes en freelancers

Voor een freelancer of klein bedrijf dat ongeveer twintig facturen per jaar verstuurt, is het vaak niet evenredig om een compleet ERP-systeem aan te schaffen.

Alternatief:

• Een Peppol-compatibel facturatieplatform (vaak beschikbaar tegen een bescheiden maandelijks abonnementsgeld)
• Of een oplossing aangeboden door het bedrijf (facturering via kantoorsoftware)

Sommige van deze tools zijn gratis of zeer goedkoop in te stellen, wat meer voorzichtige klanten geruststelt.

Connectors en serviceproviders

Wanneer de huidige software van een klant niet Peppol-compatibel is, zijn er twee mogelijke opties:

• Overstappen op compatibele facturatiesoftware
• Of gebruikmaken van een dienstverlener die fungeert als Peppol-gateway tussen de bestaande software en het netwerk

Ook hier bestaat uw toegevoegde waarde uit:

• Vergelijk een aantal opties
• Controleer de compatibiliteit met uw praktijksoftware
• De kosten integreren in uw fiscale strategie (zie hieronder)

Fiscale stimulansen en bijstand: hoe kunt u de kosten van de overgang verminderen?

De hervorming brengt kosten met zich mee (licenties, configuratie, opleiding), maar deze kosten kunnen gedeeltelijk worden gecompenseerd door tijdelijke stimuleringsmaatregelen van de belastingdienst. Dit is een argument om nu door te gaan.

Verhoogde aftrekposten en andere stimuleringsmaatregelen voor software voor elektronische facturering

Voor de periode 2024-2027 kunnen uitgaven in verband met elektronische facturering (software, abonnementen, opleiding, advies) in aanmerking komen voor een verhoogde aftrek (in sommige gevallen tot 120%) voor zelfstandigen, vrije beroepen en kleine bedrijven.

Concreet kunt u uw klanten helpen om:

• Hun Peppol-investeringen vóór 2027 te plannen om van de maatregel te profiteren
• In hun boekhouding een onderscheid te maken tussen de uitgaven die daadwerkelijk verband houden met elektronische facturering
• deze uitgaven te vergelijken met de besparing op administratieve tijd

Bepaalde regio's of organisaties (bijvoorbeeld Brussel via hub.brussels) publiceren ook gidsen en, van tijd tot tijd, digitaliseringshulpmiddelen, die het waard zijn om in de gaten te houden.

Waar vindt u officiële informatie: FOD Financiën, e-facturatie, lijsten met conforme software

Voor uw eigen controles blijven de basisbronnen:

• De website van de FOD Financiën over e-facturering centraliseert uitleg, veelgestelde vragen en diagrammen per type stroom
• Mededelingen van de FOD Financiën en wetten/koninklijke besluiten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (met name de wet van 6 februari 2024 en de koninklijke besluiten die Peppol als standaardmethode bevestigen)
• Lijsten van conforme software en erkende Peppol-leveranciers, doorgegeven door e-facturering en bepaalde particuliere partners
• Artikelen van Larcier-Intersentia: "Verplichte elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 voor elke zelfstandige en elk bedrijf" en "Gestructureerde e-factuur verplicht vanaf 1 januari 2026" , waarin de vereisten, softwareoplossingen, B2C-gevallen worden uitgelegd.

Door deze referenties met uw klanten te delen, versterkt u uw positie als betrouwbare bron van informatie, los van geruchten of onjuiste artikelen.

Verder dan de verplichting: maak van Peppol een troef voor uw bedrijf

Als u Peppol uitsluitend als een administratieve verplichting presenteert, zullen uw klanten terughoudend zijn. Als u het koppelt aan concrete voordelen, zal u de acceptatie ervan bevorderen... en die van uzelf.

Minder handmatige gegevensinvoer, meer actuele bestanden: wat u ook wint

Zodra Peppol-stromen zijn geïmplementeerd, kunt u:

• Handmatige invoer van facturen aanzienlijk verminderen
• Transcriptiefouten (en de daaruit voortvloeiende correcties) verminderen
• Bestandsupdates en dus afsluitingen versnellen

De bespaarde tijd kunt u opnieuw investeren in:

• Het analyseren van marges, cashflow en kostenstructuur
• Simulaties (investeringen, dividenden, vergoedingen)
• Regelmatiger contact met managers van kleine en middelgrote ondernemingen

Hoe u uw Peppol-ondersteuning bij managers van kleine en middelgrote ondernemingen kunt promoten

Uw ondersteuning gaat niet alleen over het "aansluiten van software", maar ook over:

• Verduidelijking van verplichtingen en grensgevallen (B2B/B2C, medische beroepen, vrijstellingen)
• Het aanbevelen van een of twee oplossingen die zijn afgestemd op het profiel van de klant
• De overgang organiseren (planning, testen, opleiding)
• Alles integreren in een bredere reflectie over de digitalisering van het dossier

Niets belet dat dit wordt geformaliseerd in een specifiek dienstenaanbod (een Peppol/factuurdigitaliseringspakket), in plaats van al het werk op te nemen in de terugkerende vergoeding. Veel klanten geven er de voorkeur aan te betalen voor gestructureerde ondersteuning in plaats van zelf hun weg te zoeken in software en FAQ's.

Officiële referenties

1. FOD Financiën – e-facturering: "Gestructureerde elektronische facturen tussen bedrijven worden verplicht vanaf 2026"
2. Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het BTW-wetboek om verplichte elektronische facturering tussen bedrijven in te voeren
3. Officiële website van OpenPeppol
4. FOD Financiën – FAQ B2B e-facturering