Archivage des factures électroniques en Belgique : que conserver, combien de temps et où ?

Quelles sont les obligations légales d'archivage des factures électroniques en Belgique ?

Les PME belges assujetties à la TVA doivent archiver toutes les factures — entrantes et sortantes — de manière à en garantir l'accessibilité, la lisibilité et la conformité aux règles fiscales et comptables. C'est le Code de la TVA (article 60) et le Code de droit économique (Livre III) qui posent le cadre.

En matière de TVA, l'article 60 du CTVA impose de conserver les copies des factures émises et reçues, les livres comptables, les contrats, les pièces de commande et les documents de paiement. Pour les factures électroniques, la règle d'or est simple : elles doivent être conservées dans leur format d'origine. Autrement dit, si vous recevez une facture structurée au format XML via Peppol, c'est ce fichier XML qu'il faut archiver (pas une impression PDF glissée dans un classeur).

La distinction entre facture papier et facture électronique a son importance. Une facture reçue sur papier peut être conservée sur papier (ou numérisée sous certaines conditions). Mais une facture électronique doit rester électronique. Et dans les deux cas, l'administration fiscale doit pouvoir y accéder rapidement en cas de contrôle, sans délai injustifié.

Combien de temps conserver ses factures électroniques ?

Si vous aviez retenu « 7 ans » comme règle de base, il est temps de mettre à jour vos fiches. Depuis la loi du 20 novembre 2022, le délai de conservation en matière fiscale (impôt sur les revenus et TVA) est passé de 7 à 10 ans. Ce nouveau délai s'applique aux taxes devenues exigibles depuis le 1er janvier 2023 et aux exercices d'imposition à partir de 2023.

Concrètement, une facture émise en janvier 2025 doit être conservée jusqu'au 31 décembre 2035 au minimum. Le délai court à partir du 1er janvier de l'année qui suit la clôture de l'exercice comptable concerné.

Attention, il existe des cas où la durée de conservation est encore plus longue !

Pour les biens immobiliers, la période de révision de la déduction TVA s'étend à 15 ans (article 48, §2 du CTVA) — et les pièces justificatives doivent être conservées en conséquence. De même, si votre client reporte des pertes fiscales, les documents liés à l'exercice déficitaire doivent être gardés tant que cette perte n'est pas entièrement déduite et que l'exercice de déduction peut encore être contrôlé.

Quant au Code de droit économique, il impose toujours un délai de 7 ans pour les pièces justificatives. Mais en cas de conflit avec la législation fiscale, c'est cette dernière qui prévaut. Le réflexe à adopter : appliquer systématiquement le délai le plus long, soit 10 ans minimum,

Authenticité, intégrité, lisibilité : le trio gagnant de l'archivage conforme

Le Code de la TVA (article 60, §5) et la Directive européenne 2006/112/CE imposent trois conditions cumulatives pour tout archivage de facture, qu'elle soit papier ou électronique : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité. Ces garanties doivent être assurées depuis l'émission de la facture jusqu'à la fin de la période de conservation.

L'authenticité de l'origine signifie que l'identité du fournisseur (ou de l'émetteur) est établie avec certitude. L'intégrité du contenu garantit que le contenu de la facture n'a pas été modifié après son émission. La lisibilité, enfin, impose que la facture puisse être lue par un humain à tout moment de la période de conservation.

Pour satisfaire ces exigences, la loi belge accepte plusieurs méthodes :

1. la signature électronique avancée,
2. l'échange de données informatisé (EDI) avec un accord prévoyant des procédures garantissant l'authenticité et l'intégrité,
3. des « contrôles de gestion établissant une piste d'audit fiable » entre la facture et la livraison ou la prestation.

Avec la facturation structurée via Peppol, ces garanties sont largement intégrées au processus lui-même, puisque le réseau assure la traçabilité et l'intégrité de bout en bout.

Les formats acceptés pour les factures électroniques incluent le XML (notamment UBL, le format utilisé par Peppol BIS), le PDF (lorsqu'il est accompagné de métadonnées structurées) et l'EDI. Depuis le 1er janvier 2026, seule la facture électronique structurée conforme aux normes EN 16931 a valeur légale en contexte B2B belge.

Archivage dans le cloud ou à l'étranger : est-ce autorisé ?

Bonne nouvelle : la loi belge autorise le stockage des factures en dehors du territoire belge, y compris dans le cloud. Mais, à une condition non négociable : l'administration fiscale belge doit pouvoir accéder aux données en ligne, de manière complète et sans délai (article 60, §2 du CTVA).

En d'autres termes, si votre client stocke ses factures sur un serveur au Luxembourg, en Irlande ou dans un data center AWS à Francfort, c'est parfaitement légal, à condition que le SPF Finances puisse consulter ces factures depuis la Belgique, en ligne, immédiatement et intégralement. Si ce n'est pas le cas, les factures doivent physiquement se trouver sur le territoire belge.

L'archivage dans le cloud présente des avantages évidents : réduction des coûts de stockage physique, accès facilité, sauvegardes automatiques et meilleure résilience en cas de sinistre. Mais il comporte aussi des points d'attention. La conformité au RGPD s'impose si les factures contiennent des données personnelles. Le choix du prestataire cloud est crucial : privilégiez des solutions qui garantissent la localisation des données dans l'UE/EEE et qui offrent des certifications de sécurité reconnues.

La Directive européenne 2006/112/CE confirme ce cadre : le stockage dans un autre État membre est autorisé, pour autant que l'État d'établissement de l'assujetti conserve un droit d'accès électronique complet.

Ce que change la facturation électronique obligatoire en 2026 pour l'archivage

Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent émettre et recevoir des factures électroniques structurées pour leurs transactions B2B locales. Le réseau Peppol est le canal de référence, même si d'autres méthodes conformes aux normes EN 16931 restent possibles avec l'accord des deux parties.

Sur le plan de l'archivage, les obligations de fond ne changent pas : les durées de conservation, les conditions d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité restent les mêmes. Mais le passage au format structuré modifie la donne en pratique. Les factures UBL/XML transitant par Peppol sont nativement traçables et infalsifiables, ce qui facilite la conformité aux exigences d'authenticité et d'intégrité.

C'est aussi une opportunité pour automatiser l'archivage. De nombreux logiciels comptables connectés à Peppol proposent un archivage intégré, avec horodatage, classification automatique et alertes de rétention. Autant d'outils qui réduisent le risque d'erreur humaine et facilitent la préparation aux contrôles fiscaux.

Le défi pour les PME : s'assurer que leur solution logicielle est réellement Peppol-compatible et que les archives restent exploitables à long terme. Un fichier XML stocké dans un système propriétaire fermé pourrait devenir illisible si l'éditeur cesse son activité. Privilégiez des formats ouverts et des solutions offrant un export des données.

Bonnes pratiques pour un archivage conforme et serein

Pour conclure, voici les réflexes à adopter — ou à recommander à vos clients PME — pour transformer cette obligation en routine bien huilée.

• Choisissez une solution d'archivage certifiée ou, à tout le moins, conforme aux normes d'intégrité et d'authenticité. Vérifiez qu'elle figure sur la liste des solutions logicielles du SPF BOSA.
• Automatisez les alertes de rétention pour ne jamais détruire un document trop tôt — ni encombrer vos serveurs avec des archives dont le délai légal est écoulé.
• Testez régulièrement l'accessibilité de vos archives. Un contrôle fiscal ne prévient pas longtemps à l'avance : vous devez pouvoir retrouver n'importe quelle facture en quelques clics.
• Documentez vos processus internes : piste d'audit, politique de conservation, responsabilités… En cas de contrôle, c'est cette documentation qui prouvera votre bonne foi.
• Formez votre équipe — ou celle de votre client. L'archivage n'est pas qu'une affaire de logiciel : c'est aussi une question de discipline quotidienne.
• Pensez aux formats ouverts : XML UBL, PDF/A… Des formats qui resteront lisibles dans 10, 15 ou 20 ans, indépendamment de l'éditeur du logiciel.

Bonnes pratiques pour un archivage conforme et serein

Pour conclure, voici les réflexes à adopter — ou à recommander à vos clients PME — pour transformer cette obligation en routine bien huilée.

• Choisissez une solution d'archivage certifiée ou, à tout le moins, conforme aux normes d'intégrité et d'authenticité. Vérifiez qu'elle figure sur la liste des solutions logicielles du SPF BOSA.
• Automatisez les alertes de rétention pour ne jamais détruire un document trop tôt — ni encombrer vos serveurs avec des archives dont le délai légal est écoulé.
• Testez régulièrement l'accessibilité de vos archives. Un contrôle fiscal ne prévient pas longtemps à l'avance : vous devez pouvoir retrouver n'importe quelle facture en quelques clics.
• Documentez vos processus internes : piste d'audit, politique de conservation, responsabilités… En cas de contrôle, c'est cette documentation qui prouvera votre bonne foi.
• Formez votre équipe — ou celle de votre client. L'archivage n'est pas qu'une affaire de logiciel : c'est aussi une question de discipline quotidienne.
• Pensez aux formats ouverts : XML UBL, PDF/A… Des formats qui resteront lisibles dans 10, 15 ou 20 ans, indépendamment de l'éditeur du logiciel.

Références officielles

1. Code de la TVA (CTVA), article 60 — Obligations de conservation des factures et documents comptables. Disponible sur le site du SPF Finances : https://finances.belgium.be
2. Loi du 20 novembre 2022 portant des dispositions fiscales et financières diverses — Allongement des délais de conservation de 7 à 10 ans (M.B. 30 novembre 2022). Disponible sur : https://www.ejustice.just.fgov.be
3. Directive 2006/112/CE du Conseil relative au système commun de TVA, notamment les articles 233 à 237 (authenticité, intégrité, stockage). Disponible sur : https://eur-lex.europa.eu
4. SPF Finances — Portail e-facture.belgium.be : informations officielles sur la facturation électronique obligatoire B2B 2026. https://efacture.belgium.be
5. SPF BOSA — Liste des solutions logicielles de facturation électronique certifiées Peppol. https://bfrss.bosa.belgium.be
6. Institut des Réviseurs d'Entreprises (IRE) — Délai de conservation des archives (analyse mise à jour). https://www.ibr-ire.be