Facturation électronique obligatoire à partir du 1er janvier 2026 pour chaque indépendant/entreprise

Dans ce livre Astuces & Conseils vous trouverez...

Introduction

1. La facturation électronique structurée : les bases

1.1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

1.2. Quelle est la différence entre une facture électronique « ordinaire » (p.ex. en format PDF) et une facture électronique « structurée » ?

1.3. Comment se présente une facture électronique structurée ?

1.4. Comment sont envoyées les factures électroniques structurées ?

1.5. Pourquoi la facturation électronique structurée devient-elle obligatoire en Belgique ?

1.6. Quels sont les avantages pour une entreprise de passer à la facturation électronique structurée ?

1.7. À qui va s’appliquer l’obligation d’émettre des factures électroniques structurées à partir du 1er janvier 2026 ?

1.8. À partir de quand devra-t-on émettre des factures électroniques structurées ?

1.9. De quoi a-t-on besoin pour émettre des factures électroniques structurées ?

1.10. La facturation électronique structurée est-elle sûre ?

1.11. Combien coûte la facturation électronique structurée ?

1.12. Les frais relatifs à la mise en place de la facturation électronique structurée sont-ils déductibles ?

2. La facturation électronique structurée et les opérations B2B (= entre assujettis)

2.1. Quand y a-t-il lieu d’émettre une facture électronique structurée ?

2.2. Comment savoir s’il y a lieu d’émettre une facture électronique structurée /quel est le raisonnement à tenir ?

2.3. Mon entreprise identifiée à la TVA en Belgique réalise une opération localisée en Belgique au profit d’un client disposant d’un numéro de TVA belge : doit-elle émettre une facture électronique structurée pour cette opération ?

2.4. Mon entreprise identifiée à la TVA en Belgique réalise, au profit de clients disposant de numéros de TVA belges, à la fois des opérations soumises à la TVA et des opérations exemptées par l’article 44 localisées en Belgique (= assujetti mixte) : doit-elle émettre des factures électroniques structurées ?

2.5. Mon entreprise identifiée à la TVA en Belgique réalise, au profit d’un client disposant d’un numéro de TVA allemand, une livraison intracommunautaire de biens depuis la Belgique exemptée sur la base de l’article 39bis du Code de la TVA : doit-elle émettre une facture électronique structurée ?

2.6. Mon entreprise identifiée à la TVA en Belgique réalise, au profit d’un client disposant d’un numéro de TVA belge, une exportation exemptée sur la base de l’article 39 du Code de la TVA : doit-elle émettre une facture électronique structurée ?

2.7. Mon entreprise identifiée à la TVA en Belgique réalise, au profit d’un client disposant d’un numéro de TVA belge, un travail immobilier localisé en Allemagne : doit-elle émettre une facture électronique structurée ?

2.8. Mon entreprise ne travaille qu’avec des particuliers : la facturation électronique structurée est-elle également obligatoire ? 

2.9. Comment savoir si mon client est assujetti à la TVA ?

2.10. Mon entreprise a une mission pour un pouvoir public : la facturation électronique structurée est-elle obligatoire ?

2.11. Mon entreprise a des clients assujettis (avec des numéros de TVA valides) établis dans d’autres États membres de l’Union européenne : peut-elle émettre une facture électronique structurée ?

2.12. Mon entreprise peut-elle émettre des factures électroniques structurées même si celles-ci ne sont pas obligatoires ?

2.13. Que dois-je faire si mon fournisseur n’est pas prêt le 1er janvier 2026 ?

2.14. Y a-t-il un risque que l’administration, en cas de contrôle TVA, rejette la déduction de la TVA que j’ai réalisée dans ma déclaration si mon fournisseur a émis une facture non conforme (donc s’il n’émet pas une facture électronique structurée) ?

2.15. Que dois-je faire si mon client n’est pas prêt à recevoir des factures via Peppol le 1er janvier 2026 ?

3. La facturation électronique structurée : obligatoire pour les prestations fournies aux administrations publiques (B2G)

3.1. Quant y a-t-il lieu d’émettre une facture électronique structurée aux pouvoirs publics ?

3.2. Comment sont transmises les factures électroniques structurées aux pouvoirs publics ?

3.3. Qu’en est-il de certaines exigences techniques des pouvoirs publics : p.ex. le système du tiers payant ?

3.4. Mon entreprise ne dispose pas encore d’un logiciel connecté au réseau Peppol, comment puis-je envoyer ma facture aux pouvoirs publics ?

3.5. Qu’est-ce que le portail Mercurius ?

3.6. Comment accéder au portail Mercurius ?

3.7. Quelles sont les principales rubriques du portail Mercurius ?

3.8. Mercurius/Production, Mercurius/Test : de quoi s’agit-il ?

3.9. Est-ce que les déclarations de créances pour un subside doivent être également envoyées via Peppol ?

3.10. Où puis-je trouver toutes les informations utiles sur Mercurius ?

4. Le réseau Peppol

4.1. Qu’est-ce que Peppol ?

4.2. Qui utilise Peppol ?

4.3. Comment fonctionne le réseau Peppol ?

4.4. Pourquoi Peppol ?

4.5. Comment se connecter à Peppol ?

4.6. Qu’est-ce qu’un « access point » ou « point d’accès » ?

4.7. Est-il possible d’avoir plusieurs points d’accès pour l’envoi et la réception des factures sur le réseau Peppol ?

4.8. Quel est le prix de Peppol ?

4.9. Quel est le coût d’un logiciel de facturation ?

4.10. Qu’est-ce qu’un « Peppol ID » ?

4.11. Mon entreprise dispose d’un logiciel comprenant un « acces point » : que dois-je faire pour avoir accès au réseau Peppol ?

4.12. Comment savoir si mon fournisseur et/ou mon client est enregistré sur le réseau Peppol ?

4.13. Qu’est-ce que le « Répertoire Peppol » ou « Guide jaune » ?

4.14. Mon entreprise peut-elle facturer une entreprise étrangère via Peppol ?

4.15. Comment mon client va-t-il savoir qu’il a reçu une nouvelle facture électronique structurée ?

4.16. Existe-t-il d’autres réseaux que Peppol ?

5. Le format des factures électroniques structurées et les logiciels

5.1. De manière générale, de quel type de logiciel mon entreprise a-t-elle besoin au minimum pour satisfaire à la nouvelle obligation légale de facturation électronique structurée ?

5.2. Établissement de factures électroniques structurées « selon un format qui respecte la norme européenne » : qu’est-ce que cela signifie ?

5.3. En pratique, les factures électroniques structurées doivent être établies sous quel format ?

5.4. Même si l’administration préconise l’utilisation du format Peppol BIS, mon entreprise peut-elle utiliser un format alternatif ?

5.5. À quoi ressemble exactement une facture sous le format Peppol BIS ?

5.6. À partir du 1er janvier 2026, mon entreprise pourra-t-elle encore envoyer des factures en format PDF ?

5.7. Formats de facture : qu’est-ce qui est autorisé et qu’est-ce qui ne l’est pas ?

5.8. La transmission de factures électroniques structurées via le réseau Peppol étant auto­matisée et impersonnelle, mon entreprise pourra-t-elle parallèlement continuer à envoyer des factures en format papier ou PDF ?

5.9. Mon entreprise envoie des factures électroniques structurées via le réseau Peppol : mes clients peuvent-ils en outre exiger que mon entreprise leur transmette leur(s) facture(s) en format papier ou PDF ?

5.10. Jusqu’à présent, mon entreprise émet ses factures en format papier, PDF ou Word : de quel logiciel ai-je besoin ?

5.11. Jusqu’à présent, mon entreprise émet ses factures en format papier, PDF ou Word : quel logiciel de facturation choisir ?

5.12. Mon entreprise dispose déjà d’un logiciel spécifique (comme un logiciel de facturation, un logiciel comptable, un ERP, etc.) : que dois-je faire ?

5.13. Mon entreprise sous-traite l’établissement de ses factures à une société externe (= outsourcing) : que dois-je faire ?

5.14. Mes factures sont établies en mon nom et pour mon compte par mon cocontractant (= régime dit de « l’autofacturation » ou « selfbilling ») : quel est l’impact des nouvelles règles ?

5.15. Mon entreprise peut-elle refuser une facture électronique structurée ?

5.16. Au 1er janvier 2026, mon entreprise ne dispose pas d’un logiciel permettant d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées : que risque-t-elle en cas de contrôle de l’administration ?

6. La conservation des factures électroniques structurées

6.1. Combien de temps mon entreprise doit-elle conserver ses factures électroniques structurées ?

6.2. Peut-on archiver une facture électronique sur papier ?

6.3. Comment conserver les factures électroniques structurées ?

6.4. Qu’est-ce que l’on entend par « garantir l’authenticité de l’origine de la facture » ?

6.5. Qu’est-ce que l’on entend par « l’intégrité du contenu de la facture » ?

6.6. Qu’est-ce que l’on entend par « la lisibilité de la facture » ?

6.7. Concrètement, comment mon entreprise doit-elle faire pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures ?

6.8. Où doivent être conservées les factures électroniques structurées ?

6.9. Mon entreprise peut-elle recourir à un tiers (service provider) pour mon archivage ?

6.10. Quelles seront les conséquences d’un problème informatique ?

6.11. Quelles sont les obligations d’une entreprise en cas de contrôle fiscal ?

7. La facturation électronique structurée et le développement de votre entreprise

7.1. Est-ce pertinent de faire suivre à mes collaborateurs une formation en matière de facturation électronique structurée ?

7.2. Pourquoi la facturation électronique peut avoir un impact positif sur le développement de mon entreprise ?

7.3. Comment aider les fournisseurs de mon entreprise à implémenter la facturation électronique structurée ?

7.4. Comment aider les clients de mon entreprise à implémenter la facturation électronique structurée ?

7.5. Quels sont les éventuels obstacles à l’implémentation de la facturation électronique structurée dans mon entreprise ?

7.6. L’expérience de mes clients peut-elle être utile pour l’implémentation de la facturation électronique structurée dans mon entreprise ?

8. Questions fourre-tout

8.1. Mon entreprise est assujettie à la TVA, mais ne travaille qu’avec des clients particuliers pour lesquelles aucune facture ne doit être émise : doit-elle avoir un logiciel ayant accès au réseau Peppol ?

8.2. Mon entreprise ne réalise que des opérations exemptées de TVA sur la base de l’article 44 du Code de la TVA pour lesquelles elle ne bénéficie d’aucun droit à déduction de la TVA : doit-elle avoir un logiciel ayant accès au réseau Peppol ?

8.3. Qu’est-ce que Hermes ?

8.4. Quid des transactions internes entre les membres d’une unité TVA ?

8.5. Mon entreprise est un assujetti franchisé ou un assujetti exploitant agricole : est-elle soumise à l’obligation de délivrer des factures électroniques structurées ?

8.6. Dans quel délai une facture électronique structurée doit-elle être émise ?

8.7. Une facture électronique structurée doit-elle être émise pour les acomptes ?

8.8. L’obligation d’émettre une facture électronique structurée s’applique-t-elle aussi aux factures proforma ?

8.9. L’obligation d’émettre une facture électronique structurée s’applique-t-elle aux notes de crédit ?

8.10. Est-il possible de joindre une annexe sous un format XML à une facture électronique structurée ?

8.11. Quelles sont les sources pouvant être consultées concernant la facturation électronique structurée ?

8.12. En quoi consiste exactement la directive ViDA ?

8.13. Quelles sont les conséquences de la directive ViDA sur la facturation électronique structurée ?

8.14. Qu’est-ce que l’« e-reporting » ou le « rapportage » ?