Facturation électronique obligatoire à partir du 1er janvier 2026

Entretien avec Sandrina Procek

Entretien avec Sandrina Procek, avocate- fiscaliste, auteure et conférencière spécialisée en matière d’impôts indirects, à propos de son récent ouvrage « Facturation électronique obligatoire à partir du 1er janvier 2026 ».

La Belgique fait aujourd’hui de la facturation électronique structurée obligatoire une de ses priorités. Pourquoi ? 

En réalité, derrière la facturation électronique, l’ambition de l’Etat belge est de lutter contre la fraude à la TVA. L’obligation d’émettre des factures électroniques structurées va contribuer à la lutte contre la fraude fiscale ainsi que contre des infractions à la loi de nature purement matérielle, liées à la non-déclaration ou à la sous-déclaration et, de manière générale au non-paiement de la TVA.
Clairement, l’intention du législateur est de combler l’écart de TVA, c’est-à-dire la différence entre la TVA attendue et la TVA réellement perçue par le Fisc. C’est dans cette perspective qu’il souhaite aujourd’hui investir dans la facturation électronique structurée étant entendu que l’objectif à terme est de faire déclarer la TVA en temps réel à partir des données figurant sur les factures électroniques structurées. 
Grâce en effet à l’émission des factures électroniques structurées, des systèmes de rapportage électronique vont pouvoir être mis en place. Ces systèmes vont offrir la possibilité de confirmer à l’avance la validité formelle des factures, d’avoir un accès immédiat aux informations transactionnelles, de devancer et d’optimiser le suivi et le contrôle du bon respect des obligations en matière de TVA et, le cas échéant, de remplacer en tout ou en partie les obligations traditionnelles existantes en matière de TVA. En principe, la Belgique mettra en œuvre ce reporting au plus tard le 1er juillet 2030. 

De prime abord et au vu des termes utilisés dans les explications de l’administration (telles que Peppol format XML , Peppol ID, format alternatif etc), la mise en place de la facturation électronique structurée paraît compliquée. Est-ce effectivement le cas ? 

Non. Pas du tout. A partir du moment où l’on comprend la mécanique de la facturation électronique structurée, on se rend compte que ce n’est absolument pas complexe.
Et c’est dans cette perspective que le présent ouvrage a été rédigé. 
Plutôt que d’écrire un ouvrage de doctrine « traditionnel », l’idée a été de travailler à partir des questions que bon nombre d’entreprises/indépendants peuvent se poser aujourd’hui autour de cette nouvelle réforme sur la facturation électronique structurée laquelle sera applicable dès le 1er janvier 2026.
J’ai ainsi regroupé, en 8 thèmes, sous la forme de 100 questions pratiques et avec bon nombre de schémas, l’ensemble des informations indispensables concernant cette nouvelle réforme.

Y a-t-il des éventuels obstacles à l’implémentation de la facturation électronique structurée dans une entreprise/pour un indépendant ?

Il est clair que si l’implémentation de la facturation électronique structurée dans une entreprise peut être très bénéfique (gain de temps, meilleure gestion de la trésorerie, sécurité et fiabilité, etc), elle peut toutefois s’accompagner de certains freins à anticiper.

Ainsi, dans la pratique, l’on se rend compte que les entreprises/les indépendants rencontrent généralement les obstacles suivants : 

1. Manque de compréhension des règles légales
   •    Beaucoup d’entreprises ne maîtrisent pas bien les obligations légales liées à la réforme ;
   •    Confusion/mauvaise compréhension des termes (format, plateforme à utiliser, etc) ;
2. Résistance au changement
   •    Certains collaborateurs ou dirigeants sont réticents à abandonner le papier ou les PDF traditionnels ;
   •    Il y a aussi une peur de la complexité technique ou de la « déshumanisation » du processus de facturation ;
3. Incompatibilité ou manque d’équipements des systèmes
   •    Certains logiciels comptables/ERP actuels ne sont pas encore compatibles avec le format exigible conforme avec la Norme Européenne ;
   •    Une entreprise peut aussi rencontrer des problèmes d’in opérabilité entre son système et celui des ses clients et/ou fournisseurs ;
4. Gestion des délais
   •    La transition demande du temps (analyse, paramétrage, tests, mise en œuvre ;
   •    De ce fait, le risque est que les entreprises/indépendants s’y prennent trop tard.

Aussi, clairement, l’un des objectifs du présent ouvrage est également d’apporter des solutions pragmatiques à ces diverses difficultés.

Une entreprise/un indépendant pourra -t-il encore envoyer des factures sous format papier ou PDF/Word/Excel après le 1er janvier 2026 ?  

Non. A partir du 1er janvier prochain, ce type de factures ne sera plus autorisé. Les entreprises devront émettre leurs factures sous le format Peppol Bis via le réseau Peppol (éventuellement sous un format alternatif qui respecte la Norme Européenne pour autant qu’il y ait un accord mutuel entre toutes les parties). 
Par contre, rien n’empêchera les entreprises/les indépendants, en plus de la facturation électronique structurée, d’envoyer de manière volontaire une facture sous format PDF ou sous format papier à leurs clients.
La fin de l’année approchant à grands pas, l’on ne peut que conseiller aux entreprises/indépendants d’établir un plan d’action progressif quant à l’implémentation de la facturation électronique structurée afin de ne pas se retrouver dépasser en dernière minute...